Responsable de la gestion documentaire H/F

Publié le 27-11-2018
Localisation : Ile-de-France
Salaire : nc
Expérience requise : 5 à 10 ans d’expérience
Date de début : Dès que possible
Activité : Gestion
Type de poste : CDI

Mission

Dans le cadre de sa croissance, Primonial REIM recrute un(e) Responsable de la gestion documentaire qui prendra en charge une équipe de 2 archivistes.
Vous serez en charge du bon fonctionnement du service de gestion des archives de Primonial REIM.
Vous serez le/la garant(e) de la gestion documentaire tant sur le plan de l’exhaustivité des contenus, leur référencement ainsi que de leur qualité.
Vous travaillez en interface avec toutes les directions métiers de Primonial REIM afin de collecter l’information et d’assurer le traitement des documents (Numérique/papier) dans le respect des process établis.

Vous avez donc pour missions :

1) La supervision de la gestion des archives au quotidien :
- Réceptionner les documents et la data room
- S’assurer de la disponibilité des documents pour les équipes de Primonial REIM
- Traiter le fonds documentaire : trier, classer, conditionner et ranger les archives dans le respect de la
réglementation, des normes archivistiques et des procédures mise en place
- Vérifier la concordance : documents attendus, papier vs numérique, etc.
- Inventorier le stock de documents papiers/numériques et déterminer la politique de conservation
- Alimenter une arborescence sous serveur avec les documents numériques
- Scanner et traiter grâce à la reconnaissance OCR les documents papiers pour les archiver dans
l’arborescence créée
- Créer un listing référençant les documents présents sous l’arborescence,
- Gérer le besoin de rapatriement des archives à la demande (« désarchivage »)

2) La gestion de la relation avec le prestataire hébergeant les archives papiers :
- Créer les notices de versement
- Gérer les bordereaux
- Préparer les boites d’archives
- Gérer l’enlèvement des boites d’archives

3) La garantie des bonnes pratiques d’archivages :
- Sensibiliser tous les services à la bonne gestion de leur documents (conservation, élimination…)
- Apporter un conseil en matière de conservation des documents
- Mettre en place des process relatifs à la gestion des documents (versement, restitution, durée de vie)

4) Le bon fonctionnement de la GED :
- S’assurer du bon fonctionnement de la GED PREIM tant sur le plan de l’exhaustivité des contenus que sur
l’optimisation de son fonctionnement
- Suivre l’évolution des paramétrages de l’outil de GED (plan de classement, dataroom), des fonctionnalités
afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs
- Entretenir la relation avec le fournisseur GED sur les modifications à apporter à l’outil
- Organiser, animer et suivre les échanges avec les équipes de PREIM pour la récupération des contenus
- Accompagner les utilisateurs à la manipulation de l’outil
- Analyser les besoins de PREIM en termes d’évolution de l’outil et les formaliser
- Réaliser les guides utilisateurs

Profil recherché

Vous avez une formation en tant qu’archiviste/ documentaliste/ gestionnaire des archives et vous justifiez d’une expérience d’au minimum 5 ans sur un poste similaire.
Lors de vos expériences, vous avez eu l’occasion de mettre en place et d’administrer un logiciel de GED/LAD.
Vous faites preuve de leadership et êtes en capacité de manager et fédérer une équipe

Vous maitrisez les outils bureautiques, les normes et réglementation de l’archivage et l’optimisation des plans de classement.

Vous avez une connaissance des contraintes réglementaires liées à la numérisation et des connaissances juridiques.

Vous avez des qualités rédactionnelles et un bon esprit de synthèse.

Autonome et rigoureux(se), vous savez travailler seul et en équipe.